Apa Risalah Rapat?

Risalah rapat adalah catatan yang dicatat selama rapat. Mereka menyoroti isu-isu utama yang dibahas, mosi yang diusulkan atau dipilih, dan kegiatan yang akan dilakukan. Risalah rapat biasanya diambil oleh anggota kelompok yang ditunjuk. Tugas mereka adalah memberikan catatan akurat tentang apa yang terjadi selama pertemuan.

Risalah Rapat

Langkah-langkah yang Terlibat dalam Merekam Risalah Rapat

Ada lima langkah utama yang terlibat dalam pencatatan risalah rapat. Mereka:

  • Pra-perencanaan
  • Pencatatan
  • Menulis atau menyalin notulen
  • Berbagi menit rapat
  • Pengarsipan atau penyimpanan notulen untuk referensi di masa mendatang

Pra-Perencanaan

Jika rapat direncanakan dengan baik sebelumnya, membuat notulen akan jauh lebih mudah. Konon, ketua CEO A CEO, kependekan dari Chief Executive Officer, adalah individu dengan peringkat tertinggi di sebuah perusahaan atau organisasi. CEO bertanggung jawab atas kesuksesan keseluruhan organisasi dan untuk membuat keputusan manajerial tingkat atas. Baca deskripsi pekerjaan dan sekretaris atau pencatat notulen harus bekerja sama untuk menentukan agenda rapat sebelumnya. Misalnya, orang yang mencatat notulen dapat bekerja dengan ketua untuk menyusun dokumen yang akan menjadi agenda dan memberikan format rapat.

Agenda pertemuan

Jika ketua dan sekretaris tidak memungkinkan untuk bertemu dan membuat draf, maka terserah sekretaris untuk mendapatkan salinan agenda sebelum rapat dimulai. Agenda rapat akan menjadi pedoman bagaimana membuat catatan dan membuat risalah. Selain itu, agenda juga memuat detail lainnya yang perlu dituangkan dalam berita acara. Mereka termasuk:

  • Nama semua anggota yang hadir - termasuk tamu dan pembicara
  • Dokumen yang dapat dibagikan saat rapat berlangsung, seperti salinan daftar proposal untuk dipilih

Harapan

Ketika seseorang dipilih sebagai pencatat notulen, penting bagi mereka untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Oleh karena itu, individu tersebut harus mendekati ketua komite dan menanyakan apa peran mereka dalam pertemuan tersebut. Misalnya, jika rapat akan melibatkan pengusulan mosi Proxy Vote Proxy Vote adalah pendelegasian kewenangan voting kepada perwakilan atas nama pemegang suara asli. Partai yang menerima kewenangan untuk memberikan suara dikenal sebagai Kuasa dan pemegang suara asli dikenal sebagai Prinsipal. Konsep ini penting dalam pasar keuangan dan terutama dengan perusahaan publik, anggota yang ditunjuk harus menanyakan apakah ia harus memasukkan nama-nama pengusul dan penugasan.

Apa yang Harus Disertakan dalam Risalah Rapat

Sebelum merekam detail apa pun, pencatat notulen harus membiasakan diri dengan jenis informasi yang harus mereka catat. Sebuah kelompok mungkin menggunakan format tertentu untuk merekam catatan tetapi, secara keseluruhan, risalah rapat biasanya mencakup rincian berikut:

  • Tanggal dan waktu pertemuan itu terjadi
  • Nama peserta, serta peserta yang tidak hadir
  • Penerimaan, atau perubahan yang dibuat pada, risalah rapat sebelumnya
  • Keputusan yang dibuat terkait setiap item dalam agenda, seperti:
    • Aktivitas yang dilakukan atau disepakati
    • Langkah selanjutnya
    • Hasil pemilu Voting Langsung Voting langsung, umumnya dikenal sebagai statutory voting, adalah sistem voting perusahaan yang dapat digunakan untuk memilih direktur atau memberikan suara pada hal-hal penting
    • Mosi diterima atau ditolak
    • Bisnis baru
    • Tanggal dan waktu pertemuan berikutnya

Proses Penulisan Risalah Rapat

Ketika rapat berakhir, individu yang diberi tugas menulis notulen harus mendapatkan semua sumber yang dia butuhkan untuk menulis notulen dengan cara yang jelas dan rapi. Berikut beberapa tip untuk dipertimbangkan:

  • Setelah rapat berakhir, jangan terlalu lama menulis risalah. Dengan cara ini, segala sesuatu yang terjadi dalam pertemuan tersebut masih segar di benak Anda.
  • Tinjau garis besar yang telah dibuat sebelumnya dan buat penyesuaian jika perlu. Ini mungkin termasuk menambahkan informasi tambahan atau mengklarifikasi beberapa masalah yang diangkat. Juga, periksa untuk melihat bahwa semua putusan, kegiatan, dan mosi tercatat dengan jelas.
  • Revisi menit dan pastikan itu singkat tapi jelas.

Mendistribusikan Risalah Rapat

Setelah sekretaris selesai menulis notulen, dia harus membagikannya dengan anggota kelompok. Mereka dapat dibagikan secara online atau melalui cloud. Mengingat notulen dan jenis dokumen lain dapat memerlukan banyak dokumen, mungkin lebih baik menggunakan pendekatan berbagi tanpa kertas.

Misalnya, jika pencatat menit mendokumentasikan menit menggunakan Microsoft Word, yang tidak menawarkan berbagi secara online, maka mereka mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan dokumen Google, yang menawarkan cara berbagi dokumen secara online dengan pengguna lain.

Perekam juga seharusnya menyimpan salinan notulen rapat untuk referensi di masa mendatang. Sebagian besar perusahaan menyimpan menit mereka secara online - baik di Google Docs atau OneDrive.

Pengambilan Kunci

Risalah rapat penting karena digunakan untuk mendokumentasikan isu-isu utama yang diangkat selama rapat. Misalnya, notulen efektif dapat menyatakan pendekatan yang diusulkan untuk memecahkan masalah tertentu dan alasan utama mengapa anggota memilih satu metode daripada yang lain.

Risalah rapat dapat direkam secara manual atau di perangkat elektronik seperti laptop atau iPad. Setelah rapat, perekam meninjau notulen dan mengedit jika perlu. Risalah pertemuan kemudian dibagikan dengan peserta kelompok. Selain distribusi, notulen juga disimpan untuk referensi di masa mendatang.

Template

Template Menit

Sumber Daya Lainnya

Finance adalah penyedia resmi Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA® Certification. Bergabunglah dengan 350.600+ siswa yang bekerja untuk perusahaan seperti Amazon, JP Morgan, dan program sertifikasi Ferrari, yang dirancang untuk mengubah siapa pun menjadi analis keuangan kelas dunia.

Untuk terus mempelajari dan mengembangkan pengetahuan Anda tentang analisis keuangan, kami sangat merekomendasikan sumber daya Keuangan tambahan di bawah ini:

  • Pembelajaran Tindakan Pembelajaran Tindakan Pembelajaran tindakan adalah proses untuk mengembangkan solusi kreatif dalam mengatasi masalah kompleks individu, kelompok, dan perusahaan.
  • Strategi Korporat Strategi Korporat Strategi Korporat berfokus pada bagaimana mengelola sumber daya, risiko, dan laba di seluruh perusahaan, dibandingkan dengan melihat keunggulan kompetitif dalam strategi bisnis
  • Keterampilan Manajemen Keterampilan Manajemen Keterampilan manajemen dapat didefinisikan sebagai atribut atau kemampuan tertentu yang harus dimiliki seorang eksekutif untuk memenuhi tugas-tugas tertentu dalam
  • Public Speaking Public Speaking Public speaking, juga disebut oratori atau orasi, adalah proses mengkomunikasikan informasi kepada audiens secara langsung. Jenis informasi yang dikomunikasikan sengaja disusun untuk menginformasikan, membujuk, dan menghibur. Berbicara di depan umum yang hebat terdiri dari tiga komponen: Gaya: Dikonstruksi secara ahli dengan menggunakan kata-kata untuk membuatnya

Direkomendasikan

Apakah Crackstreams dimatikan?
2022
Apakah pusat komando MC aman?
2022
Apakah Taliesin meninggalkan peran penting?
2022