Pencatatan pembayaran dalam akuntansi sebaliknya dapat disebut sebagai "hutang dagang," yang berarti jumlah total perusahaan yang berhutang kepada perusahaan atau pemasok untuk produk atau jasa. Selanjutnya, saldo hutang dagang tercermin dalam neraca Neraca Neraca adalah salah satu dari tiga laporan keuangan fundamental. Pernyataan ini adalah kunci untuk pemodelan keuangan dan akuntansi. Neraca menampilkan total aset perusahaan, dan bagaimana aset ini dibiayai, baik melalui hutang atau ekuitas. Aset = Kewajiban + Ekuitas, khususnya pada bagian kewajiban lancar, dan termasuk semua faktur yang harus dibayar.
Misalnya, perusahaan yang baru saja membeli perlengkapan kantornya dari Perusahaan B dan menerima faktur $ 500 harus mencatat jumlah tersebut dan membayarnya pada atau sebelum tanggal jatuh tempo untuk menghindari default.
Hutang vs Piutang Usaha
Kedua konsep hutang dan piutang jelas berbeda satu sama lain. Hutang Usaha Hutang Usaha Hutang usaha adalah kewajiban yang timbul ketika organisasi menerima barang atau jasa dari pemasoknya secara kredit. Hutang akun diharapkan akan lunas dalam waktu satu tahun, atau dalam satu siklus operasi (mana yang lebih lama). AP dianggap sebagai salah satu bentuk kewajiban lancar yang paling likuid, di satu sisi, mengacu pada berapa banyak perusahaan berutang kepada perusahaan lain untuk membeli barang dan jasa yang perlu dilunasi. Satu kata kuncinya di sini adalah "kredit", yang berarti barang diperoleh lebih dulu, dan pembayarannya menyusul.
Piutang Usaha Piutang Usaha Piutang Usaha (AR) mewakili penjualan kredit suatu bisnis, yang belum sepenuhnya dibayar oleh pelanggannya, aset lancar di neraca. Perusahaan mengizinkan klien mereka untuk membayar dalam jangka waktu yang wajar dan diperpanjang, asalkan persyaratannya disetujui. , di sisi lain, adalah sebaliknya, karena ini adalah jumlah uang yang dapat dikumpulkan perusahaan dari perusahaan lain karena telah menjual barang atau jasanya kepada mereka. Oleh karena itu, kita dapat mengatakan bahwa yang pertama adalah liabilitas sedangkan yang lainnya adalah aset.
Contoh Bagaimana Mencatat Pembayaran dalam Akuntansi
Katakanlah sebuah perusahaan bernama Bags Unlimited menjual 100 tas nilon kepada Perusahaan B, dan kedua perusahaan tersebut menyetujui tanggal jatuh tempo pembayaran tertentu. Sekarang, Bags Unlimited mengirimkan Fakturnya Dokumen Sumber Jejak kertas dari transaksi keuangan perusahaan disebut dalam akuntansi sebagai dokumen sumber. Apakah cek ditulis untuk dibayarkan, penjualan dilakukan untuk menghasilkan tanda terima, tagihan tagihan dikirim oleh pemasok, atau jam kerja dicatat pada lembar waktu karyawan - semua dokumen masing-masing adalah dokumen sumber. dan menulis tanggal jatuh tempo 15 Desember sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Ini mencatat transaksi di bawah piutang sementara Perusahaan B mencatatnya sebagai hutang.
Apakah Hutang Dagang adalah Debit atau Kredit?
Ini adalah salah satu pertanyaan rumit tentang hutang dagang. Hutang usaha dianggap hutang karena melibatkan pembelian barang secara kredit, yang artinya harus menjaga keseimbangan kredit. Saldo kredit mewakili jumlah total hutang perusahaan kepada pemasoknya. Setelah faktur diterima, jumlah hutangnya dicatat, yang akibatnya menambah saldo kredit.
Setelah faktur dibayar, jumlahnya dicatat sebagai debit; dengan demikian, saldo kredit kembali turun. Singkatnya, semakin tinggi hutang dagang, semakin tinggi saldo kreditnya, dan semakin rendah hutang dagangnya, semakin rendah saldo kreditnya.
Proses Hutang
Proses hutang dagang tampak seperti tugas yang mudah, tetapi memerlukan pemeriksaan faktur yang sangat cermat karena kesalahan sekecil apa pun dapat menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan. Faktanya, semua perusahaan, terutama yang besar dan sudah lama, perlu mengadopsi sistem hutang dagang otomatis untuk memastikan proses berikut dilakukan secara akurat.
1. Tanda terima faktur
Langkah pertama adalah penerimaan faktur yang dapat dilakukan melalui berbagai saluran seperti melalui email, fax, atau kurir.
2. Meneruskan ke individu yang tepat
Karena itu hanya bisa datang melalui surat atau melalui email perusahaan, itu harus diteruskan ke orang yang tepat, yang mungkin adalah akuntan Akuntan Akuntan memainkan peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi, terlepas dari apakah itu perusahaan multinasional atau kecil. , satu domestik. Arus masuk dan keluar uang perusahaan diawasi secara ketat oleh akuntan, yang juga memastikan bahwa semua transaksi keuangan legal, benar, manajer, pemegang buku Pembukuan Tugas utama pemegang buku adalah memelihara dan mencatat peristiwa keuangan harian perusahaan. . Seorang pemegang buku bertanggung jawab untuk mencatat dan memelihara transaksi keuangan bisnis, seperti pembelian, pengeluaran, pendapatan penjualan, faktur, dan pembayaran. , atau spesialis hutang, jika ada posisi seperti itu.
3. Memasukkan detail
Setelah sampai di tangan orang yang tepat, detail faktur tersebut kemudian dimasukkan ke dalam file seperti spreadsheet, yang disimpan.
4. Menyetujui faktur
Persetujuan faktur sangat penting. Idealnya, sebelum pembayaran dilakukan, setiap faktur harus melalui pemeriksaan yang ketat untuk memastikan bahwa semua entri akurat. Padahal, ada berbagai hal yang perlu dicek secara spesifik, di antaranya:
- Pra-persetujuan atas biaya atau pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh perusahaan
- Kedatangan barang yang dibeli sebelum pembayaran harus dilakukan
- Singularitas faktur
- Kontrak dan perjanjian dengan pemasok
5. Penerbitan cek
Setelah langkah-langkah selesai dan faktur diverifikasi, akuntan membuat cek dan menentukan jumlah yang harus dibayar pada setiap cek. Mereka disegel dalam amplop, diberi label dengan alamat yang sesuai, dan dikirim ke penerima yang dituju.
Langkah-langkah di atas ada dalam sistem hutang akun manual. Karena sangat membosankan dan memakan waktu, dengan kemungkinan kesalahan yang tinggi, sistem otomatis sangat disarankan.
Karakteristik Sistem Hutang Usaha yang dikelola dengan baik
Proses hutang dagang yang akurat menghasilkan laporan keuangan yang akurat yang pada akhirnya mengarah pada kesuksesan suatu perusahaan. Sistem hutang dagang yang dikelola dengan baik menunjukkan karakteristik sebagai berikut.
- Faktur yang sah diproses, tidak hanya akurat tetapi juga tepat waktu.
- Faktur dicatat di akun yang benar.
- Biaya yang belum diproses disesuaikan.
Bacaan Terkait
Kami harap Anda menikmati membaca panduan Keuangan tentang cara mencatat pembayaran dalam akuntansi. Finance adalah penyedia resmi Financial Modeling & Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA® Certification. Bergabunglah dengan 350.600+ siswa yang bekerja untuk perusahaan seperti Amazon, JP Morgan, dan program sertifikasi Ferrari, yang dirancang untuk membantu siapa saja menjadi analis keuangan kelas dunia . Untuk terus memajukan karier Anda, sumber daya Keuangan tambahan di bawah ini akan berguna:
- Teori Akuntansi Keuangan Teori Akuntansi Keuangan Teori Akuntansi Keuangan menjelaskan "mengapa" di balik akuntansi - alasan mengapa transaksi dilaporkan dengan cara tertentu. Panduan ini akan membantu Anda memahami prinsip-prinsip utama di balik Teori Akuntansi Keuangan
- Panduan Entri Jurnal Panduan Entri Jurnal Panduan Entri Jurnal adalah blok bangunan akuntansi, mulai dari pelaporan hingga entri jurnal audit (yang terdiri dari Debit dan Kredit). Tanpa entri jurnal yang tepat, laporan keuangan perusahaan akan menjadi tidak akurat dan berantakan.
- Memproyeksikan Item Garis Neraca Memproyeksikan Item Garis Neraca Memproyeksikan item baris neraca melibatkan analisis modal kerja, PP&E, modal bagian hutang dan pendapatan bersih. Panduan ini menjelaskan cara menghitung
- T Panduan Akun T Panduan Akun T Akun digunakan dalam akuntansi untuk melacak debit dan kredit dan menyiapkan laporan keuangan. Ini adalah representasi visual dari akun individu yang terlihat seperti "T", sehingga semua penambahan dan pengurangan (debit dan kredit) ke akun dapat dengan mudah dilacak dan ditampilkan secara visual. Panduan untuk Akun T ini akan memberi Anda contoh tentang cara kerjanya dan cara menggunakannya.
