Pesanan pembelian adalah dokumen sumber komersial. Sumber Dokumen Jejak kertas dari transaksi keuangan perusahaan disebut dalam akuntansi sebagai dokumen sumber. Apakah cek ditulis untuk dibayarkan, penjualan dilakukan untuk menghasilkan tanda terima, tagihan tagihan dikirim oleh pemasok, atau jam kerja dicatat pada lembar waktu karyawan - semua dokumen masing-masing adalah dokumen sumber. yang dikeluarkan oleh departemen pembelian bisnis saat melakukan pemesanan dengan vendor atau pemasoknya. Dokumen tersebut menunjukkan rincian barang yang akan dibeli, seperti jenis barang, jumlah, dan harga. Sederhananya, ini adalah kontrak yang disusun oleh pembeli saat membeli barang dari penjual.
Langkah-langkah dalam Pemesanan
1. Pembeli membuat daftar permintaan pembelian
Sebelum mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok, langkah pertama adalah membuat daftar permintaan pembelian. Ini adalah dokumen yang dikeluarkan di dalam perusahaan ke departemen pembelian untuk melacak barang yang dipesan.
Permintaan pembelian juga membantu perusahaan menjaga akun pengeluaran mereka. Beban Beban adalah jenis pengeluaran yang mengalir melalui laporan laba rugi dan dikurangkan dari pendapatan untuk sampai pada laba bersih. Karena prinsip akrual dalam akuntansi, biaya diakui pada saat terjadinya, tidak harus pada saat pembayaran. . PO dibuat hanya setelah daftar permintaan pembelian disetujui oleh manajer resmi.
2. Pembeli membuat pesanan pembelian
Ketika barang yang perlu dibeli disepakati, pesanan pembelian dibuat. PO mencantumkan tanggal pesanan, informasi pengiriman FOB Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), juga disebut sebagai Free on Board, adalah istilah hukum perdagangan internasional yang diterbitkan oleh International Chamber of Commerce (ICC). , istilah diskon, nama pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dibeli, nomor barang, harga, jumlah, dan nomor PO.
Nomor PO adalah nomor unik yang terkait dengan pesanan tertentu. Ini melayani dua tujuan. Salah satunya adalah memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang diterima. Kedua, nomor PO dicocokkan dengan faktur untuk memastikan pembeli ditagih jumlah yang tepat untuk barang tersebut.
3. Penjual menerima (atau menolak) pesanan pembelian
Di bagian bawah pesanan pembelian ada garis putus-putus untuk manajer resmi penjual untuk menandatangani pesanan. PO mencakup semua detail tentang transaksi dan apa yang pembeli harapkan untuk diterima. Setelah penjual menerima PO, mereka memiliki hak untuk menerima atau menolak dokumen tersebut. Namun, setelah PO diterima, itu menjadi kontrak yang mengikat secara hukum bagi kedua pihak yang terlibat.
4. Pembeli mencatat pesanan pembelian
Setelah pesanan dilakukan, pesanan pembelian tetap "terbuka". Open purchase order adalah PO dimana order dilakukan namun barang belum diterima, atau bisa diartikan hanya sebagian dari order yang sudah diterima. Either way, itu menandakan bahwa pengiriman barang belum selesai.
Manfaat Pesanan Pembelian
1. Menghindari pesanan ganda
Pesanan pembelian membawa beberapa keuntungan bagi perusahaan. Yang paling penting adalah membantu menghindari pesanan ganda. Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menskalakan bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa.
Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa jadi sulit. PO berfungsi sebagai cek untuk faktur yang harus dibayar.
2. Melacak pesanan yang masuk
Selain itu, PO membantu melacak pesanan yang masuk, dan sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik dapat membantu menyederhanakan inventaris Inventaris Inventaris adalah akun aset saat ini yang terdapat di neraca, yang terdiri dari semua bahan mentah, pekerjaan yang sedang berlangsung, dan barang jadi yang telah dikumpulkan oleh perusahaan. Ini sering dianggap yang paling tidak likuid dari semua aset lancar - oleh karena itu, dikeluarkan dari pembilang dalam perhitungan rasio cepat. dan proses pengiriman.
3. Berfungsi sebagai dokumen hukum
Pesanan pembelian berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi.
Bagaimana Pemasok Menggunakan Pesanan Pembelian?
Pesanan pembelian memainkan peran utama dalam proses manajemen persediaan. Saat pemasok menerima PO, mereka akan mengambil item yang tercantum dalam PO dari inventaris mereka. PO membantu mencatat inventaris yang ada dan mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian antara nilai yang ditampilkan dalam catatan dan stok aktual.
Selain itu, pemasok membutuhkan PO untuk mengisi pesanan dengan benar. Pembeli juga akan ditagih oleh pemasok berdasarkan ketentuan pembayaran yang disepakati dalam PO.
P urchase Pesanan vs. Faktur
Purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli dan berfungsi untuk memesan barang dari pemasok. The faktur , di sisi lain, dihasilkan oleh pemasok dan menunjukkan berapa banyak pembeli perlu membayar untuk barang yang dibeli dari pemasok. PO adalah kontrak penjualan sedangkan invoice adalah konfirmasi penjualan.
P urchase Order vs. Sales Order
Sementara pesanan pembelian menunjukkan barang apa yang dipesan dari pemasok, pesanan penjualan dibuat oleh pemasok dan dikirim ke pembeli. Ini menandakan konfirmasi atau persetujuan penjualan. Saat ini, proses PO tidak lagi berbasis kertas, dan pembeli biasanya mengirimkan PO elektronik kepada pemasoknya. Ini dilakukan dengan menggunakan modul PO dalam perangkat lunak ERP. Ini membantu mempercepat proses pembelian sekaligus mengurangi kemungkinan kesalahan.
Sumber Daya Lainnya
Finance adalah penyedia resmi Financial Modeling and Valuation Analyst (FMVA) ™ FMVA® Certification. Bergabunglah dengan 350.600+ siswa yang bekerja untuk perusahaan seperti Amazon, JP Morgan, dan program sertifikasi Ferrari, yang dirancang untuk mengubah siapa pun menjadi analis keuangan kelas dunia.
Untuk terus mempelajari dan mengembangkan pengetahuan Anda tentang analisis keuangan, kami sangat merekomendasikan sumber daya Keuangan tambahan di bawah ini:
- Penjualan Kredit Penjualan Kredit Penjualan kredit mengacu pada penjualan di mana jumlah yang terhutang akan dibayar di kemudian hari. Dengan kata lain, penjualan kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh pelanggan yang tidak memberikan pembayaran secara penuh, secara tunai, pada saat pembelian.
- Siklus Penjualan dan Pengumpulan Siklus Penjualan dan Pengumpulan Siklus Penjualan dan Pengumpulan, juga dikenal sebagai siklus pendapatan, piutang, dan penerimaan (RRR), terdiri dari berbagai kelas transaksi. Kelas transaksi penjualan dan penerimaan adalah entri jurnal tipikal yang mendebet piutang dan pendapatan penjualan kredit, dan mendebet kas dan piutang kredit.
- Perjanjian Penjualan dan Pembelian Perjanjian Representasi Penjual Perjanjian representasi penjual, juga dikenal sebagai perjanjian pencatatan, adalah perjanjian antara penjual real estat dan perusahaan pialang yang memberikan informasi rinci tentang properti yang dijual. Ini membentuk dasar negosiasi antara penjual dan pembeli melalui agen.
- Kredit Dagang Kredit Dagang Kredit perdagangan adalah kesepakatan atau kesepahaman antara agen yang melakukan bisnis satu sama lain yang memungkinkan terjadinya pertukaran barang dan jasa.
